Gestion de l'ergonomie de votre équipe lorsqu'ils sont à distance

Avoir une équipe à distance peut poser des défis uniques - surtout quand il s'agit de s'assurer que chaque membre de l'équipe a un environnement de travail sûr et sain. Et une configuration réussie de travail à domicile peut économiser de l'argent pour les deux parties. L'employé n'est pas obligé de dépenser de l'argent pour un trajet et l'employeur n'a pas à débourser pour les frais généraux d'un espace de bureau.

Mais quand un employé distant n'est pas mis en place pour réussir, cela peut avoir des impacts durables sur sa production et sa relation avec le reste de l'équipe - sans parler de la performance globale de l'entreprise dans son ensemble.

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Être dans un bureau permet à un employeur de surveiller plus facilement la santé de l'environnement de travail. L'une des composantes les plus importantes dans un environnement de travail sain est une bonne ergonomie.

Définir l'ergonomie

Le terme ergonomique vient des mots grecs ergon, signifiant travail, et nomos, qui signifie loi naturelle. La pratique de l'ergonomie signifie concevoir et organiser les outils que les gens utilisent de la manière la plus sûre et la plus naturelle.

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Aujourd'hui, selon M. Porter, la plupart des gens considèrent l'ergonomie comme un mécanisme de prévention des blessures. Les travailleurs au bureau et à distance qui passent des heures assis devant un ordinateur risquent de subir des blessures, comme le syndrome du canal carpien ou des douleurs au cou et au dos.

Ces blessures ne se produisent pas tout de suite. Ils se développent au fil du temps à partir d'une mauvaise posture, ce qui met la pression sur votre corps. Pratiquer une bonne ergonomie et fournir les postes de travail appropriés réduit considérablement ces risques et augmente la productivité.

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À quoi ressemble une bonne configuration ergonomique

Selon l'Administration fédérale de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), un employeur doit maintenir le lieu de travail exempt de dangers sérieux reconnus, y compris les risques ergonomiques. "Leurs lignes directrices pour les meilleures pratiques varient d'une industrie à l'autre. Mais pour un employé de bureau moyen, une configuration ergonomique bien agencée ressemble à ceci:

L'écran de l'ordinateur est au niveau des yeux.

• Le clavier et la souris sont à un niveau inférieur, de sorte que vos poignets sont inclinés vers le bas.
• La chaise peut s'ajuster pour soutenir votre dos lorsque vos pieds sont à plat sur le sol.
• Les États ont leurs propres lois OSHA. Certaines d'entre elles peuvent être plus strictes que les lois fédérales. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, directeur de la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM), Ressources humaines-Région I, et membre du groupe d'expertise technique SHRM, conseille d'adhérer à toutes les règles (État ou fédéral) qui favorisent davantage l'employé.En Californie, par exemple, les règles de l'État sont plus strictes que les règles fédérales de l'OSHA.

Généralement, l'OSHA ne réglemente pas l'environnement du bureau à domicile. Cependant, une demande d'accommodement peut être déposée en vertu de la Americans with Disabilities Act. Une réclamation pour blessure peut être déposée au moyen d'une indemnisation des travailleurs.

Il n'est pas nécessaire de s'assurer qu'un travailleur distant dispose d'une configuration de bureau ergonomique. Mais c'est une bonne affaire. «Quand on travaille à domicile, les gens peuvent être beaucoup plus productifs ou sous-productifs», explique Zulic. Les personnes qui travaillent à distance exigent des niveaux plus élevés d'indépendance et de discipline, il est donc préférable de les mettre (et l'entreprise) en place pour le succès.

Alors, comment pouvez-vous aider vos employés distants à découvrir et à créer un espace de travail à domicile ergonomique? Découvrez ces stratégies suivantes.

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1. Offrir une installation en milieu de travail à l'accueil

Le meilleur jour pour faire de l'éducation en ergonomie est leur premier jour au travail. Si vous les configurez correctement au départ, les problèmes ne se développeront pas plus tard. Ronald W. Porter, PT, CEAS III

Lorsqu'une personne est embauchée ou passe à un employé éloigné, intégrer l'éducation ergonomique et l'installation du bureau à domicile dans son processus d'intégration. Prenez le temps de fournir des informations sur l'installation du poste de travail ainsi que d'autres nouvelles formations.

«Le meilleur jour pour faire de l'éducation en ergonomie est leur premier jour de travail», explique Porter. "Si vous les configurez correctement au départ, les problèmes ne se développeront pas plus tard. "

Cela peut se faire dans le cadre d'un appel vidéo, ou vous pouvez demander à un spécialiste en ergonomie certifié de venir chez vous et de fournir une évaluation avec des recommandations de meubles.

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"C'est un réinvestissement chez le travailleur si vous avez un spécialiste de l'ergonomie", explique Zulic. Elle encourage les employeurs à considérer leurs économies de coûts en ayant une équipe à distance et à utiliser une partie de ces économies pour investir dans un environnement de travail à domicile sain.

Parce que les gens ont des cadres et des hauteurs différents, une configuration ergonomique devra être adaptée aux besoins individuels. Même la vue joue un rôle. Pour cette raison, Porter recommande fortement d'utiliser un professionnel qualifié pour conseiller les employés à distance.

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2. Consultez votre fournisseur de personnel

«Je recommande à chaque employeur de s'asseoir et de parler au fournisseur de personnel de ses employés», explique Zulic. Les fournisseurs d'indemnisation des travailleurs veulent éviter les réclamations. Cela signifie qu'ils encouragent les employeurs à s'assurer que les gens sont en sécurité chez eux.

Certains fournisseurs d'ordinateurs peuvent partager le coût de l'éducation et des fournitures ergonomiques. Ils peuvent même avoir leur propre expert en ergonomie à envoyer à la maison d'un employé. Ils peuvent également avoir des ressources éducatives que vous pouvez fournir à vos employés sans frais supplémentaires pour l'entreprise.

3. Fournir des outils d'auto-évaluation

Une façon d'aider les gens à vérifier l'ergonomie de leur bureau à domicile est de proposer des outils d'auto-évaluation. Porter dit qu'il existe des logiciels qui posent une série de questions et évaluent le poste de travail d'une personne en rouge, jaune ou vert, selon l'ergonomie de la zone.Les outils donnent également des exemples de bonnes pratiques ergonomiques.

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OSHA fournit également une référence gratuite pour la configuration de bureau. Il existe d'autres outils que vous pouvez acheter en ligne.

4. Programmer des check-ins réguliers

Le travail à distance ne doit pas être aussi différent d'une équipe centralisée qu'on pourrait le penser. Jane Scudder, consultante en milieu de travail

La communication est importante, peu importe l'emplacement de l'employé. Il existe une variété d'outils, tels que les logiciels de chat et de vidéoconférence, qui permettent aux employés distants de rester connectés.

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Les employés doivent se sentir à l'aise de parler de leur environnement de travail, qu'il soit distant ou non. Faites-leur savoir que vous voulez entendre parler de leurs problèmes avec leur espace de travail et leur ergonomie.

"Le travail à distance ne doit pas être aussi différent d'une équipe centralisée qu'on pourrait le penser", explique Jane Scudder, une consultante basée à Chicago. Elle recommande des check-ins réguliers pendant les réunions d'équipe pour demander aux gens comment ils vont. Cela peut inclure des préoccupations au sujet de leur arrangement de bureau à domicile.

5. Nommer un chef de file ergo

Si votre organisation n'a pas les fonds pour embaucher un consultant ergonomique pour conseiller les travailleurs à distance, vous pouvez également éduquer quelqu'un au sein de l'entreprise. Un représentant des ressources humaines peut faire un bon leader ergo. Ils peuvent suivre un cours sur la mise en place d'un poste de travail ergonomique et aider les autres à évaluer leurs propres espaces de travail.

Un leader ergo peut vous aider à éviter l'achat de produits trompeurs. "Aux États-Unis, le mot" ergonomie "attaché à un produit ne signifie rien", explique Porter. Tout ce que cela signifie, c'est que cela coûte plus d'argent, donc vous pouvez acheter une chaise de bureau ergonomique et être très mal à l'aise. "

Votre chef ergo prendra le rôle d'éduquer les employés sur l'ergonomie, en les aidant à choisir les produits appropriés à leurs besoins. Ils peuvent se rendre à la maison d'un employé éloigné ou faire une consultation vidéo.

6. Avoir des revues ergo annuelles

Les besoins des gens peuvent changer, que ce soit en raison de l'âge, des changements de poids, de la grossesse ou d'une maladie chronique. Il est important de revoir régulièrement la conversation sur l'ergonomie.

«L'ergonomie n'est pas une affaire ponctuelle, c'est en quelque sorte un processus continu», explique Porter. Puisque vous ne voyez pas les travailleurs à distance tous les jours, vous ne saurez pas si leurs besoins ont changé à moins qu'ils ne les signalent.

"Les gens ne vont rien dire à moins que l'employeur ne fasse l'offre", dit Zulic. Vous pouvez le faire dans le cadre d'une conférence annuelle d'équipe ou demander aux employés de réutiliser le logiciel de classification des postes de travail pour évaluer leur espace de travail.

Fournir des solutions ergonomiques à vos employés, à distance ou au bureau, les aide à travailler plus confortablement. Cela leur permettra finalement d'être plus productifs. Appliquez les conseils ci-dessus pour offrir un environnement de travail plus sain, peu importe où vos employés sont situés.